代表幹事の仕事内容
副代表の仕事内容
会計の仕事内容
ロッカー担当の仕事内容
備品担当の仕事内容
清掃の仕事内容
ホームページ担当
書記の仕事内容
代表幹事の仕事内容
現行（2002年2月現在）の院生会規第13条によれば、代表幹事の任務は、
「総会を召集し、議長となる。本会を代表し、対外交渉にあたる。」
としています。右の文言では随分シンプルな任務となっていますが、
実際のところ、別段「2001年度代表幹事の活動記録」を見ていただければ
わかるように代表幹事の仕事は地味ではあるが、多岐にわたっております。
最も重要なことは、抽象的ではありますが、
同規約第２条（「・・・自治組織として、会員相互および教職員との親睦を深め、
研究条件の向上を図るものとする」）の本会の目的を現実のものとすべく
関係者と連携を保ちながらリーダーシップを発揮することであるといえるでしょう。
以下に代表幹事の主な仕事を項目別に説明いたします。
院生総会、幹事会を召集する
院生総会は毎年４月の第３週木曜日に開催されます
（同日午後には教授会も開催されるため都合がよい）。
院生総会では、年度の活動報告、会計監査報告、および議題案提示・討議等を行います。
幹事会についても、その召集を行い、議長を務めます。
幹事会召集にあたっては各幹事とメール上で相談のうえ、
議題案を事前に提起しておくことが大事でしょう。
院生総会での次期幹事選出に伴い、その後は新幹事会に業務を任せることとなります。
院生室の座席使用方法を決める
４月中には院生室の利用方法を確定、公示する。
現行の規約に基づくならば、休学者を除く院生の所属ゼミが確定次第
（事務より情報提供）、その比率に基づいて席を配分することになっています。
そのためには第１回幹事会を４月中に召集し、
席の配分方法についてゼミ代表者である幹事との間で申し合わせを
しておく必要があるでしょう。
OSIPP入学式等各種イベントに参加する
OSIPP入学式は、博士後期課程10月入学式と4月合同（修士・博士）入学式の
２つがあります。事務との調整の上、入学式での挨拶および院生会の説明を行います。
その他のイベントについては研究科長および教務等との密なる調整の上で
参加してください（「2001年度代表幹事の活動記録」参照）。
新入生歓迎パーティーを主催する
毎年恒例となっていますが、新入生歓迎パーティーを4月に行っています。
パーティーは院生総会と同日に行うのが適当でしょう。
パーティー主催にあたっては場所の確保など遅くとも2月には研究科長および教務と
相談の上、ロジを開始したほうがよいでしょう。
卒業記念パーティーを後援する
3月に開催される卒業式。卒業者主催ですが、シスアドおよび動心会（同窓会）と
後援するよう調整を行いましょう。12月には調整をはじめたほうがよいでしょう。
2001年度代表幹事の活動記録
2001.4
臨時院生会・ゼミ代表者会議にて代表幹事に就任・幹事会組織内での仕事割り振り
2001.5
第1回幹事会招集・主催（院生室座席割り振り）
院生室座席ゼミ別割り振り制開始に伴う院生に対する連絡・調整
各ゼミ代表者が幹事となる旨の第1回幹事会決定を受けて、幹事名簿が出揃う
OSIPP研究科長、事務係長に対する就任のご挨拶
2001.6
山内先生との会談（LAN設置問題）
北條シスアド・チームリーダーおよび植田助手との３者会談（LAN導入問題）
第2回幹事会招集・主催
2001.9
第3回幹事会招集・主催(公開形式。現行の院生室ゼミ別座席割を継続決定）
院生室全席にLAN導入のための最終交渉
ニューズレター企画座談会への院生出席者調整
2001.10
OSIPP主催博士後期課程秋季合格者入学式での挨拶および入学者への説明
米国ベーカー駐日大使OSIPP来訪・OSIPP主催講演会にともなう出迎え等
2001.11
修士論文口頭諮問練習会の実施
プロジェクト演習「インターンシップ」主催就職活動報告会への参加
2001.12
OSIPP主催博士前期秋季合格者説明会での挨拶および食事会への参加
2002.1
第４回幹事会の招集・主催
2002.3
OSIPP卒業生主催卒業記念パーティーに対する後援
2002.4
研究科長等教官と院生幹事との懇親会
院生総会の招集・開催および新入生歓迎パーティー主催
副代表の仕事内容
・ 代表幹事の補佐全般
・ 特に担当が割り当てられていない仕事
（例えば，幹事会会場の手配，院生室席割表の作成・掲示，
修士論文口頭諮問練習会参加者および審査員の日程調整，など）
院生会行事のための教室手配
1. 2F OSOへ行き，教室を使用したい日時を告げ予約をとってもらう
2. その際なるべくフレンドリーにふるまい，顔を覚えてもらう
（教室の使用には原則として教官の許可が必要であるが，
これによって免除される場合がある）
3. マルチメディア演習室等，必要な場合は使用当日に鍵を受け取り，
18時までに返却できないときは1FにあるOSOのメールボックスへ返却
（その際，「○○教室の鍵です」と書いた封筒に入れておくと印象が良いかも知れない）
※OSOでは，OHPやスクリーン，テープレコーダーなどの機材を借りることもできる
会計の仕事内容
会計の仕事は、院生会の金庫を預かることである。
4月の院生総会において、前年度会計報告を行う必要がある。
院生会費の徴収
本年度は従来通り、院生会費を一人一律200円で徴収した。
（休学者は除く）本年度は各ゼミ単位での徴収形態をとった。
昨年度までは個人で徴収していたが、その1.5倍の徴収に成功した。
しかし、未納入者が院生全体の1/3を占め、
いかにして、全員から徴収するかは来年度からの課題となる。
支出の管理
院生会費で購入するものに関して、必ず領収書を頂く。
文房具等を購入する最、何を買ったかメモをすることが重要。
本年度は、出納帳への記載を行わなかったが、来年度からは記載を薦める。
その際、年度始めに前年度繰越金を明記し、確認ておくことが重要である。
院生会費での購入の場合、備品係との連携が重要になるので、
その都度連絡を取り合うようにする。
また、備品購入以外の個人に対しての支出、
（本年度は口頭諮問練習会へ参加して頂いた、助手の方、博士課程の方への謝礼を支出）
に対しても、明確な記録が必要となる。
大まかな残金を頭に入れておく
院生幹事会の際、大きな出費を伴う購入案が出ることもあるので、
特に幹事会の前には、残金がどのくらいであるか確認しておくことを薦める。
会計報告の作成
年度末には、会計報告を作成しなければならない。
歳入と支出を明確にすることが必要。
会計報告の監査は、前年度代表幹事にして頂くのが慣例となっている。
4月の院生総会までに作成の事。
この際、一般会計（歳入は前年度繰越金と院生会費）と
特別会計（院生会主催の新入生歓迎パーティーなど）で異なるので、
混同しないようにされたし。
ロッカー担当の仕事内容
【全般的な申渡し】
幹事会備品ロッカー担当の任、宜しくお願いいたします。
ロッカー担当引継ぎ事項についてこれから説明しますが、
以下に示すことは私達が1年間ロッカー担当を受け持った際に気づいたことを
列挙するものであり、以下がロッカー担当の仕事の全てであることを意味しません。
仕事の内容はその時々の幹事会の政策や運営スタイル、
備品担当本人の自発性などによって変わりうるものです。
そのため、以下は留意点を述べたまでであると理解していただければ幸いです。
全般的な話をするなら、例えば代表幹事のような仕事、
いわゆる「企画方」であれば、発想力などが要求されるわけですが、
備品担当はいわゆる「事務方」に当たります。
ですので、仕事を「滞りなく、ミスなく、迷惑をかけずに」こなすことが
仕事の要諦であると思います。
それと同時に、院生会の「ために」存在する「事務方」であるという点から、
院生に対してあまりに杓子定規な対応をするのは避けるべきで、
できるだけ院生の要望に答えることができるように対応するのが
本分であろうと思います。
但し、常識の範囲を逸脱するような要求をしてくる人がいる場合には、
丁重にお断りする、という応対の仕方も心得ておく必要があるでしょう。
なお、たとえ「事務方」といっても、幹事会の一員であることには変わりないので、
「事務方であるので、幹事会の仕事のうち、事務的なこと以外には関心がない」
といった態度も好ましくないと思います。
院生生活で院生の皆さんが出くわす色々な事柄に積極的に取り組もうという姿勢は
やはり必要でしょう
ロッカーの鍵の配布に関わる事項
以下の手順を参考にしてください。
@鍵の配布時にデポジット代を徴収する（1000円）。
その際、誰からデポジットを預かったかがはっきりするように、
必ず領収書（複写式）を発行し、その控えを保管すること。
同時に、誰にどの番号のロッカーの鍵を配布したか、必ず記録すること。
また、誰にどの鍵を渡したかもきっちり控えておくこと。
A 今期のロッカーの鍵配布時には必ず領収書を発行していましたが、
その前の期以前では、領収書が発行されていない期があったようです。
残念ながらその時期の領収書の控えは存在しません。
領収書が存在しないと、デポジットの納入･非納入の確定ができないため、
院生との間でのトラブルの元となるので、
必ず複写式の領収書にて領収書を発行すること。
領収書には、本来ならそれに院生会が発行したことを示す印鑑が必要なのですが、
現在のところそういった印鑑が存在しないので、ロッカー担当が、
自分の印鑑を押すことでこれに代えることとしてください。
B鍵配布、返却、紛失等の異動事項が発生した場合、
必ずエクセル「LOCKER-2001.xls(.xls)」のロッカーの状況を訂正する。
とくに、エクセル上の保管現金額（帳簿上の金額）の合計と手許にあるデポジット代
（手許現金）の合計とがきっちり合っていることをその都度確認すること。
デポジット代収支
エクセルにて作成してある「デポジット代収支.xls」
並びに「デポジット代収支2001.xls」を参照のこと。
なお、これらは正式な会計方法によって記載されていないので、
今後デポジット代に対して監査がつく場合には適切な記載方法に改正してください。
また今申し上げた監査の件について。
さきほどのエクセルの表をご覧頂ければわかるように、
備品担当はかなり巨額の金を預かっており、
その合計は経理の管理する金額の合計よりはるかに大きいです。
因みに全くの独断で、デポジット代を自宅で保管するのは無用心と思い、
取り敢えずの方策として前ロッカー担当より引き継いだときより、
福島の三井住友銀行の口座に入金して保管していました。ご参考までに。
もし将来幹事会の口座を作ることになれば、デポジット代の保管に関しては
再検討するべきでしょう。
ロッカーキーの紛失に関して
ロッカーのキーを紛失された方が申し出てきた場合は、
教務課に行き本キーを受け取りに行き、新たにスペアキーを作らなければなりません。
スペアキーの作成にかかる費用はデポジット代から出捐し、
紛失した方から新たにデポジット代を徴収します。
スペアキーを誰が作りに行くかということですが、
紛失された方が自ら作りに行く申出もあると思いますが、
本キーを紛失されたり、本キーを預かっていて失念されてしまったなどの
トラブルを避けるためにも、原則的にはロッカー担当の者が責任を持って
スペアキーを作りに行くべきでしょう。
備品担当の仕事内容
・ 文房具・掃除用具等、消耗品の管理および補充
・ コピー用紙の補充：管轄外（院生各自が教務掛に申請することになっているため）
・ 使用済みコピー用紙の管理：管轄外
備品の内容
・ 文房具：ホッチキスの芯（大・小），セロハンテープ，クリアケース，
ノート，マジックインキ，ホワイトボード用マーカー，ラベルワープロ「テプラ」，
カラーマグネット，情報カード，領収書，請求書，等。
・ 掃除用具：掃除機用紙袋，自動販売機横のゴミ箱用ビニール袋（60g用），
洗剤，漂白剤，液体石鹸，雑巾，ゴム手袋，等。
・ その他：平成6年度〜11年度の院生会書類，学生名簿FD，
各種備品の取り扱い説明書,等。
備品の保管場所
・ リフレッシュ・ルームの院生会備品棚：ホッチキスの芯、セロテープ
・ Z1,Z2のロッカー：文房具のストック、ビニール袋、その他の書類
備品の補充方法・注意事項
・ 購入に際しては備品担当幹事が一時代金を立て替えたうえで、
院生会宛の領収書を発行してもらい、会計担当幹事にそれを提出して代金を
受け取ること。
・ 高額な備品の購入、買い替えの場合は事前に幹事会に諮ること。
・ 大学生協では60g用ビニール袋は販売していないが、70g用で代用可。
清掃の仕事内容
清掃する日時の設定
2001年度の場合は水曜日の昼休みでしたが、
時間割を考えて人数が集まりやすい時間を設定すると良いでしょう。
清掃時間は20分程でした。
掃担当ゼミの指定
2001年度の場合は、清掃担当の2ゼミのほか、1つのゼミが週ごとに担当しました。
約3ヶ月に1度、担当が回ってきました。
このような少数のゼミで院生室の維持が可能だったことの一因には、
清掃担当ゼミ以外でも院生室の利用頻度の高い院生が清掃に
参加してくださったからです。
清掃担当ゼミは自発的な参加者を呼びかけても良いでしょう。
長期休暇（夏休みなど）の清掃
特に清掃担当ゼミの指定はありませんでしたが、毎週水曜日の昼休みには、
居合わせた者により清掃が行われました。
清掃担当ゼミは呼びかけを行っても良いでしょう。
☆なおリフレッシュルームのゴミ捨てについては清掃担当ゼミの仕事ではなく、
院生全体で行っております。清掃担当ゼミも院生であり、
率先してゴミ捨ても行いましょう。
ホームページ担当
幹事会からホームページへの掲載依頼のあった文章をHTML文章に変換して
ネットワークコンピュータ→ App の www_inseikai→ target
にアップします。
書記の仕事内容
書記の仕事は、幹事会に出席し、議事録を作成することに尽きます。
議事録はホームページで公開されることになっているため、
幹事会終了後、すぐに(数日中には)清書する(ワードなどで)ことが求められます。
欠席すると、議事録が作成されないということになるため、
万一欠席する場合は同じゼミ内で代理を必ず立てることに留意し、
さらに代理も立てられない場合は必ず前もって代表幹事に連絡しておくことが必要です。
具体的には、
@幹事会に出席。議事についてメモを取る。
A終了後、清書する。普通の議事録のように、
参加者の発言一言一句を書き記すのではなく、意見の要点をまとめ、
議論の結果どういう結論が出たかをまとめるようにする。誰が発言したか、
ということには言及しなくてよい。
B清書が完成したら、幹事会メール(kanji@osipp.osaka-u.ac.jp)宛に
メールで送付し、幹事会全員に確認をしてもらう。
C最終的に代表幹事の確認を得て、ホームページでの公開を了承してもらったら、
ホームページ担当にメールで送付し、ホームページ上で公開してもらう。